Ledord för mail: Förenkla, Förtydliga och Förkorta!

Att som projektledare t ex använda mail som kanal för att förankra olika frågor kan vara vanskligt. Det är bara att gå till sig själv för att förstå riskerna. Hur många gångar har du inte hört kommentaren ”Men vadå, jag mailade ju dig om det!”. Att ha mailat innebär inte att mottagaren har läst, förstått och agerat som avsändaren vill.

Idag används mail ofta för både enkla och komplicerade frågor. Ofta består mailen av långa bakgrundsbeskrivningar, avancerade resonemang och förklaringar, andras och egna åsikter beskrivs, olika alternativ ställs mot varandra etc. Inte sällan innehåller mailen också en drös med bilagor och länkar till mer information. Och visst, tanken är god med ett långt och detaljerat mail. Men ofta får det motsatt effekt. T ex så har mottagaren kanske inte tid att ägna så mycket tid åt mailet som krävs för att förstå hela innebörden. Eller så ställer mailet krav på detaljkunskap i olika frågor, något som kanske inte alla har. Om mailet dessutom har flera mottagare finns risk att förvirrade mailkonversationer uppstår pga att olika mottagare uppfattar innehållet olika.

Fundera därför en extra gång i fall mail verkligen är det mest effektiva sättet att processa just den projektaktiviteten du håller på med!

Några punkter att fundera på innan du skickar mail

• Passar mail som kommunikationskanal för det du vill förmedla? Kan ett möte passa bättre än att maila? På ett möte kan du direkt säkerställa att alla har förstått innehållet genom diskussion, frågor och förtydliganden.
• Har du börjat mailet med en sammanfattning av de viktigaste punkterna i det du vill förmedla? Det är ofta mycket effektivare än att skriva en sammanfattning sist i mailet.
• Har dina mottagare tillräcklig tid att avsätta för att läsa och förstå mailet?
• Har du funderat igenom vem eller vilka som ska stå som mottagare till mailet? Och vilka som ska få en kopia? Framgår det tydligt vem eller vilka som du vill ska agera på mailet?
• Passar ett och samma mail för samtliga mottagare? Eller kan det vara så att olika mottagare egentligen skulle behöva var sin egen version av mailet, med ett anpassat innehåll för respektive mottagare?
• Är mailet tillräckligt bra strukturerat och är texten så kortfattad som möjligt?
• Finns det en risk att mailet startar en lång diskussion och att mailet skapar förvirring och osäkerhet? Var restriktiv med att använda mail som ett diskussionsforum. Och om du ändå väljer att göra det så fundera på hur du ska sammanfatta och kommunicera vad diskussionen resulterat i så att tydlighet uppstår.

Vi är själva entusiastiska användare av SharePoint och det här första blogginlägget fokuserar på dokumenthantering. I kommande inlägg går vi igenom listhantering, aviseringar, arbetsflöden, webbdelar mm. Om du vill prova på SharePoint så hittar du en länk längst ner i det här inlägget.

Dokumenthantering

Det som SharePoint kanske är mest känt för är möjligheterna att lagra och dela dokument på ett effektivt sätt. Det här är ett av SharePoints paradnummer, med stora möjligheter att skapa ordning och reda bland projektdokumenten. SharePoint erbjuder flera olika sätt att hantera dokument. Bland dessa finns två huvudprinciper enligt nedan:

1) Traditionell hantering av dokument i mappar. Dvs du skapar en vanlig traditionell mappstruktur i en eller flera nivåer och sparar dokumenten i mappar och undermappar.

Filnamn	Mapp
Projektdirektiv.doc	Projektmappen
Exempel ovan på traditionell hantering av dokument i mappar

2) En mer kraftfull dokumenthantering får du om du använder SharePoints möjligheter att addera metadata till dokumenten. Det innebär att varje dokument får ett antal beskrivande data kopplat till sig. Exempel: Om vi har ett dokument som heter Projektdirektiv.doc så lägger vi till följande metadata till dokumentet när vi sparar det:

Vad finns det då för- och nackdelar med de här två helt olika sätten att hantera dokument? Det finns såklart för och nackdelar med båda och beror bl a på hur stor mängd dokument som ska lagras, hur många olika typer av dokument som ska lagras och såklart även hur stort antal olika användare som ska kunna söka och hitta dokumenten på ett enkelt sätt. Sammanfattningsvis tycker vi att metadataklassning av dokument är ett mycket kraftfullt sätt att arbeta med projektdokument. Visserligen tar det lite mer tid första gången ett dokument ska läggas till i dokumentbiblioteket, men sedan finns möjligheter att på ett flexibelt sätt visa upp olika typer av dokument för olika målgrupper. Med metadataklassning ökas också möjligheterna att utnyttja SharePoints sk arbetsflöden effektivt. Mer om arbetsflöden i kommande blogginlägg.

Versionshantering av dokument

När du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint kan du välja om du vill ha automatisk versionshantering påslagen eller inte. Vad innebär det då? Jo, om du väljer att slå på funktionen så kommer SharePoint att skapa ett nytt versionsnummer av dokumentet varje gång en förändring görs i dokumentet. Exempel: Om du öppnar upp ett dokument som heter Projektdirektiv.doc, gör några ändringar i dokumentet och sedan sparar det så kommer SharePoint automatiskt att spara unika versioner av dokumentet, dvs version 1,2,3 osv.

Här finns också möjligheten att begränsa hur många versioner som SharePoint ska spara. Med SharePoints automatiska versionshantering slipper du själv hålla reda på namnsättning och arkivering av tidigare utgåvor.

In- och utcheckning av dokument

Precis som versionshantering så är det upp till ägaren av ett dokumentbibliotek att avgöra om in- och utcheckning av dokument ska krävas eller inte. I korthet innebär det att om funktionen är påslagen så kräver SharePoint att ett dokument checkas ut innan det kan redigeras. Ett dokument som är utcheckat kan då bara redigeras av den användare som checkat ut dokumentet. När användare sedan checkar in dokumentet igen görs det tillgängligt för andra användare. Syftet med den här funktionen är att förhindra förvirring om flera användare utför ändringar i samma dokument.

In- och utcheckning kan också kombineras med godkännandekrav. Det innebär en möjlighet att göra så att ett dokument inte blir tillgängligt för användare innan dokumentet formellt har godkänts av en användare med behörighet att godkänna dokument.

Behörigheter för dokument

SharePoint har ett kraftfullt behörighetssystem inbyggt som är relativt enkelt att förstå. Vi kommer inte att fördjupa oss i detta, men grundprinciperna när det gäller behörigheter för ett dokumentbibliotek är att du skapar olika SharePointgrupper som har olika rättigheter. Sedan placerar du en användare i dom här grupperna och användaren får då automatiskt de rättigheter som tilldelats gruppen. Mer avancerade funktioner finns att tillgå vid behov.

Officeprogrammen och SharePoint

Varje dokumentbibliotek i SharePoint kan ha en eller flera dokumentmallar kopplade till sig. Vid skapande av ett nytt dokument väljs då en mall direkt från SharePoint, t ex en mall i Microsoft® Word för att skriva statusrapporter.

En kanske mer okänd funktion i SharePoint är möjligheten att koppla ihop metadata från SharePoint med dokumentmallar i Microsoft® Word 2007 och senare. Exempel: Om dokumentbiblioteket, förutom själva dokumentet, innehåller kolumner med metadata för Projekt och för Projektledare kan SharePoint automatiskt överföra innehållet i dessa kolumner till en dokumentmall i Microsoft Word. Mallen kan då t ex utformas så här: Det här projektets namn är [metadata Projektnamn]. Projektledare för det här projektet är [metadata Projektledare]. Då hämtar Microsoft Word alltså in värden från metadata i SharePoint direkt till dokumentet i Word. Ett exempel på användningsområde för projekt är vid skapande av standardiserade statusrapporter.

När vi nu möter Börje igen har projektet kommit igång, men de har också stött på en del svårigheter. På väg till till lunchen möter Börje VD Veronica.

- Hej Börje hur går det med vårt viktigaste projekt? frågar Veronica.
- Vi har kommit igång bra, tycker jag, säger Börje. Men kan jag få ett kort möte med dig i eftermiddag? Det är några saker som jag gärna skulle diskutera med dig innan vårt styrgruppsmöte i nästa vecka.
- Javisst, jag har en lucka vid tre, räcker 30 min? säger Veronica.
- Topp, jag kommer förbi dig klockan tre.

Förankring

Börje förbereder noga mötet med Veronica. Hans syfte är främst att lyfta upp några beslut som han vill ska fattas på det kommande styrgruppsmötet. Vis av tidigare erfarenheter vet han att även om beslutsunderlagen är välgjorda så behövs ofta lite diskussion innan beslutsfattandet. En viktig del är naturligtvis diskussionen på själva mötet men det är värdefullt att också få prata kring beslutspunkterna i lugn och ro, med de viktigaste beslutsfattarna inför styrgruppsmötet. Detta bidrar också till att de är bättre förberedda inför beslut.

Klockan blir tre och Börje kliver in hos Veronica.

- Du säger att projektet går bra, det var roligt att höra, säger Veronica.
- Ja, det är inte problemfritt, men projektet utvecklas i stort sett som vi förväntat, svarar Börje. Men som du vet är riskerna både många och stora.

- Bra att du tar upp ämnet risker Börje, säger Veronica. Det var en sak som jag ville höra med dig om. Hur jobbar ni med riskerna i projektet?

Strukturerad och regelbunden riskhantering

Jo, säger Börje, riskhanteringen är en av mina viktigaste uppgifter som projektledare. Vi har gjort en
riskanalys, som du vet. Listan på risker, som blev mycket omfattande, jobbar vi med varje vecka. Förutom att vi prioriterade utifrån de vanliga perspektiven sannolikhet och effekt, så går jag igenom listan varje vecka med projektgruppen och vi uppskattar vilka risker som är absolut svårast och mest komplicerade att lösa. De riskerna lägger vi in som kommande veckas utmaning att lösa.

De flesta, säger Veronica, brukar välja några enkla risker först. Du vet uttrycket lågt hängande frukter, som jag för övrigt snart har hört en gång för mycket.

Ja, vi tog några enkla risker för att komma igång. Men sedan har vi fokuserat på det svåra. Min erfarenhet är att det är lätt att hamna i fällan att bara skjuta en våg av svåra problem framför sig annars. Dessutom har komplicerade och stora risker ofta en egenhet att de påverka mycket annat. Att hantera den typer av risker för sent kan bli kostsamt.

- Mycket klokt, säger Veronica. Du har övertygad mig om att ni har en väl fungerande process för att hantera risker inom projektet.

Noggrann rekryteringsprocess till projektet

- Vilka svårigheter har du mött i organisationen? frågar Veronica.
- Ja, jag nämnde ju redan när vi började att jag förväntade mig en del motstånd och en del negativa rektioner. Men här har jag haft mycket nytta av att jag gjorde en bra rekryteringsprocess till projektet. Jag är inte rädd för de som säger att det här går aldrig eller det här har vi redan testat och det fungerar inte. Tvärtom, säger Börje, så är det viktigt för mig att ha med några av dom som säger att det inte går. Dom sitter ju inne på en del av problemdefinitionen.

En annan sak är att jag märkte i början att många var rädda för att misslyckas. Det här kommer aldrig att gå, sa dom. När jag värvade dom till projektet så gjorde jag klart att det enda som jag förväntar mig är att alla gör sitt bästa. Om vi lyckas eller inte, det är mitt problem.

Det tog ett tag innan dom insåg att jag menade allvar. Men därefter blev det kreativa klimatet bättre och engagemanget ökade. Nu vågar alla pröva nya lösningar och arbetssätt i större utsträckning och jag får reda på direkt vad som inte fungerar.