Om ProjektStegens projektmodell
ProjektStegen® är en egenutvecklad projektmodell som togs fram 1993-1994 (Version 1.0). Modellen har sedan årligen kontinuerligt utvecklats och förfinats och har idag tusentals användare inom de flesta branscher. Projektmodellen baseras på ett konventionellt arbetssätt där initieringsfasen etablerar projektet, planeringsfasen definierar projektet och omfattningen. Därefter följer faserna genomförande och avveckling. Vid behov inleds projektet med en förstudie för att studera olika möjliga lösningsalternativ, samt vad de innebär avseende möjligheter, tid, kostnad och risk. Hela modellen är konstruerad för att enkelt kunna anpassas.
Den kanske främsta anledningen till att projektmodellen är så enkel att använda är att den utgår ifrån en projektledares sätt att driva ett projekt, från start till mål. För varje steg i projektet finns en beskrivning och en dokumentmall. Projektmodellen innehåller inte teorier om fördelarna med projekt, hur projektorganisationen hänger ihop med övriga verksamheten, ej heller hur en projektportfölj hanteras eller hur flera parallella projekt kan hanteras. Den typen av teorier och kunskap tillhandahålls istället genom ProjektStegens olika utbildningar.
Modellen i ProjektStegen® består av totalt fem faser med tillhörande steg.
Olika typer av projekt
Modellen i ProjektStegen® är generell och passar olika typer av projekt, exempelvis IT-system, produktutveckling, organisationsutveckling, genomförande av olika typer av evenemang, verksamhetsutvecklingsprojekt med mera. Ett projekt syftar normalt till att skapa något som inte finns tidigare eller att förändra något. Projekt kan vara av olika storlek och komplexitet, alltifrån en kontorsflytt till framtagande av en ny process. Detta ställer olika krav på kraftfullhet och omfattning av projektstyrningsmodellen. ProjektStegen® ger möjlighet att anpassa styrningen och administrationen av projektet utan att behöva göra omfattande modelländringar.
Produktutveckling vs Projektstyrning
Utveckling kan bedrivas på olika sätt. Om området är välbekant bestäms kanske i förhand i detalj vad som skall göras. I andra fall kan finns behovet att pröva sig fram. Ofta nämns tre typer av utvecklingsprocesser: Inkrementell där funktionalitet successivt adderas, iterativ och lärande där komplexitet successivt adderas samt vattenfallsprincipen där hela produkten specificeras i förhand. ProjektStegen® är en projektstyrningsprocess som passar till samtliga dessa tre produktutvecklingsprocesser. Allmänt kan sägas att en projektstyrningsprocess kan ses som en stödprocess till en produktutvecklingsprocess.
Mål – Leverans – Arbete
Nyckelordet i ProjektStegens modell är ordet leverans. Utifrån projektets syfte och mål definieras konkreta leveranser som skall vara mätbara och ha en mottagare. Leveranserna bryts ner till aktiviteter, dvs arbete som skall utföras och planeras i tid. Detta kan ses som projektets två vertikala dimensioner – resultat som förväntas och arbete som förväntas utföras. En projektplan kan också ses ur följande horisontella perspektiv: vad som skall göras, vem som skall göra det, när det skall göras och vad det kostar. Samtliga dessa perspektiv är centrala i ProjektStegens modell.
Dokumentstöd för projektmodellen
Som stöd för att hålla ordning och reda på beslut och central information finns ett antal mallar i Microsoft Word och Microsoft Excel-format. Dokumenten är antingen styrande, vilket innebär att de dokumenterar de beslut som fattats i och om projektet, eller stödjande, vilket innebär att projektet använder dem i sin löpande verksamhet i syfte att informera och rapportera om projektets verksamhet.
ProjektStegen® har 5 styrande dokument:
Projektdirektiv – Beställarens dokument
Projektförslag – Beskrivning av olika lösningsförslag
Projektplan – Detaljerad beskrivning av hela arbetet
Leveransprotokoll – Kvittens på levererat resultat
Slutrapport – Dokumentation av projektets olika faser
ProjektStegen® har 5 beslutande dokument:
Beslut-Grind 0 – Starta projektet och inleda förstudiefasen och/eller planeringsfasen
Beslut-Grind 1 – Godkänna resultatet från förstudien och ta ställning till projektets fortsättning
Beslut-Grind 2 - Godkänna resultatet från planeringen och ta ställning till projektets fortsättning
Beslut-Grind 3 – Godkänna samtliga leveranser och besluta att projektet skall avvecklas
Beslut-Grind 4 – Avsluta projektet
ProjektStegen® har ca 30 stödjande dokument:
ProjektStegen® har ca 30 stödjande projektmallar i Microsoft Word, Microsoft PowerPoint och Microsoft Excel utöver de styrande dokumenten. Dessa dokument är ej tvingande utan stödjer projektledaren vid behov av fördjupning av någon del av styrande- eller beslutande dokument.
Aktivitetsbeskrivning – Aktivitetsförteckning – Analys av genomförbarhet – Avveckling – Begrepp och definitioner – Beställarens godkännande – Betalning – Budget – Ekonomisk kalkyl – Identifiera aktiviteter – Intressentanalys – Kommunikationsplan – Konsekvensanalys – Kvalitetsmål – Lagar och avtal – Leveransbeskrivning – Leveransförteckning – Metoder, Standards och Regler – Milstolpeplan – Möteskallelse – Mötesprotokoll – Projektdagbok – Projektorganisation – Projektrutiner i Genomförandet – Resurssäkring – Riskanalys – Start – Statusrapport – SWOT-analys – Säkerhet och Sekretess – Tidrapport – Tidsplan – Uppföljning aktiviteter – Uppföljning projektleveranser – Ändringsförslag – Ändringsförteckning – Ändringsregler m fl
